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会展策划书的写作指导

2022-05-21 18:10 阅读 34

平时在寻找策划书过程中,可能会需要到会展策划书的写作指导,希望能让您节省时间起到了帮助的作用。

会展策划书的写作指导

1、会展策划书的写作指导

  一、《展会立项策划书》的写作

  (一)《展会立项策划书》的概念:

  所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容,  主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划。现场管理计划、相关活动计划等。

  《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。

  (二) 展会立项策划书的内容结构:

  一般地,《展会立项策划书》主要包括以下内容:

  1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。

  2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。

  3、展会价格及初步预算方案。

  4、展会工作人员分工计划。

  5、展会招展计划

  6、展会招商计划。

  7、展会宣传推广计划。

  8、展会筹备进度计划。

  9、展会服务刹排计划。

  10、展会开幕和现场管理计划。

  11、展会期间举办的相关活动计划。

  12、展会结算计划。

  (三) 展会立项策划书的写作要求:

  1. 展会名称

  展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。

  下面分别对这三个内容作一些说明:

   基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。

   限定部分:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

  展会举办时间的表示办法有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届连国际服装节、**年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里,用“届”来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。

  展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,如第三届连国际服装节中的“连”。

  展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。

   行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产企类。

  2、展会地点

  策划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。

  策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

  策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

  3、办展机构

  办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

  根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

  主办单位:拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。

  承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。

  协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

  支持单位:对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

  4、办展时间

  办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。

  展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长,如“世博会”的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。

  5、展品范围

  展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。

  根据展会的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产企类,例如,“博览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万种,几乎是无所不包;而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。

  6、办展频率

  办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了。

  办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重影响。

  产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期,展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

  7、展会规模

  展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出预测和规划。

  在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征。展会规模的小还会受到会观众数量和质量的限制。

  8、展会定位

  通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而特的印象的过程。

  展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。

  9.展会价格和展会初步预算

  展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。

  在制定展会的价格时,一般遵循“优地优价”的原则,即那些便于展示和观众流量的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

  在策划举办展会时,要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。

  10、人员分工、招展招商和宣传推广计划

  人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响。

  人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

  招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

  招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

  宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会的招展和招商服务的。

  11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

  展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办。展会进度计划安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

  现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排,它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,展会现场将井然有序,展会秩序良好。

  展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等,它们是展会的有益补充。

  二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作

  (一)《展会项目立项可行性研究报告》的概念

  完成了《展会立项策划书》,并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见,制定了一套初步的方案,至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行,还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素,才是决定最后是否可以举办该展会的最终依据。

  《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上,初步提出计划举办的展会“是什么样的”;展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上,深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行,为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。

  如果展会立项策划通过可行性分析,证明计划举办展会的市场条件具备,项目具有生命力,各种执行方案策划合理,项目在经济上可行,风险较小且有一定的社会效益,就可以通过该展会立项策划,决策举办该展会了。

  (二)《展会项目立项可行性研究报告》的内容结构

  《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明,并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此,《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容:

  1、市场环境分析

  (1) 宏观市场环境:包括人口环境、经济环境、技术环境、法律环境、社会文化环境等。

  (2) 微观市场环境:包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。

  (3) 市场环境评价:SWOT分析法,即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。

  2、展会项目生命力分析

  (1) 项目发展空间:即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。

  (2) 项目竞争力:包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。

  (3) 办展机构优劣势分析

  3、展会执行方案分析

  1)对计划举办的展会的基本框架进行评估,具体包括:

  (1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有。

  (2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。

  (3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。

  (4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

  (5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。

  (6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。

  (7)展会定位与展会规模之间是否有。

  2)招展招商和宣传推广计划评估

  (1) 招展计划评估

  (2) 招商计划评估

  (3) 宣传推广计划评估

  3、展会项目财务分析

  (1) 价格定位

  (2) 成本预测

  举办一个展会的成本费用一般包括:

  1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。

  2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。

  3)招展和招商的费用。

  4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。

  5)办公费用和人员费用。

  6)税收

  7)其他不可预测的费用

  (3) 收入预测

  举办一个展会的收入一般包括:

  1) 展位费收入

  2) 门票收入

  3) 广告和企业赞助收入

  4) 其他相关收入

  (4) 盈亏平衡分析

  (5) 现金流量分析

  1) 净现值分析

  2) 净现值率分析

  3) 获利指数

  4) 内部收益率

  5、风险预测

  (1) 市场风险

  (2) 经营风险

  (3) 财务风险

  (4) 合作风险

  6、存在的问题

  包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

  7、改进建议

  针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

  8、努力的方向

  根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

  (三)《展会项目立项可行性研究报告》的写作要求

  《展会项目立项可行性研究报告》是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据,因此,《展会项目立项可行性研究报告》的写作必须做到材料真实充分,分析客观科学,判断准确有理。

  1、市场环境分析

  市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步,它是根据展会立项策划提出的展会举办方案,在已经掌握的各种信息的基础上,进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备,是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件,还要对其未来的变化和发展趋势作出预测。使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。

  市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。

  2、展会项目生命力分析

  市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。

  3、展会执行方案分析

  展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备,是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案,分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。

  需要强调的一点是,对展会基本框架进行评估,重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行,而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为,尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的,但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以,要避免这种“个体合理,群体”现象的出现,对展会基本框架进行评估就十分重要。

  4、展会项目财务分析

  展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发,分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行,并为即将举办的展会指定资金使用规划。

  5、风险预测

  从展会立项可行性分析的角度看,风险就是办展机构在举办展会的过程中,由于一些难以预料和无法控制的因素的作用,使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离,从而使办展机构举办展会的计划落空;或者是即使展会如期举办,但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。

  6、存在的问题

  包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

  7、改进建议

  针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

  8、努力的方向

  根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

  三、《参展说明书》的写作

  (一)《参展说明书》的概念

  办展机构在确定了展会的有关日期安排,指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后,就可以着手编制展会的《参展说明书》了。

  《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册,以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。

  (二)《参展说明书》包含的主要内容及写作要求

  从某种意义上讲,参展说明书是助参展商进行参展筹备的纲领性文件,也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件,参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。

  一般来说,参展说明书主要包括以下几方面的内容:

  (1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎,说明本手册编制的原则和目的,提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短,言简意赅。

  (2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时,要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等;在绘制至展馆的交通图时,要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等;对于该展览场地的基本技术数据,要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的.水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍。对于助参展商准确地找到展馆和自己的展位,进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。

  (3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间,要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等,对以上时间尽量精确到小时;对于办展机构,要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等;另外,还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人,如果有网址和EMAlL也最好能公布,以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。

  (4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度,包括:展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物脾藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度,对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。

  (5)展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明,主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的,所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明,列明参展商使用标准展位的注意事项,

  提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。

  “空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求,如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较助。

  (6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明,主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还竖内运输指南,都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对助参展商及时安排展品等物品的运输有较的作用。

  (7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等,要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。

  (8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格,主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证。

  和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。

  参展说明书编制成功以后,可以印刷成册,在展会开幕前适当的时间寄给参展商,也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载,如果展会有海外参展商,还要将参展商手册翻译成外语文本。

  (三)《参展说明书》的作用

  《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的,它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用,也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很的助和影响:

  1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明,参展商在得到参展说明书以后,就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等;在展会布展现场,参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展,避免布展期间的盲目和违规;在展览期间,参展商可以按该说明书的要求布置展品演示;在撤展期间,参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展;展会结束后,

  参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下,参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。

  2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定,不仅有利于指导各参展纱规定办事,也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜,并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一,它为展会各阶段制定了家必须遵守的行为规范,有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。

  3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外,参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如,手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明,就对观众参观展会有较的助。

  观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点,可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇。在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。

  一般来说,展会的观众有很一部分是各参展商自己邀请来的,参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众,这样,参展说明书对观众所起的作用将更。

  四、编制《参展说明书》的基本原则

  从参展说明书所起的作用我们可以看出,参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用,在编制参展商手册时,我们必须做到:

  第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较的指引作用,或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较助,或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用,否则,该内容就不能进入参展商手册。

  第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁,文字不要太多,篇幅不要太长,能说明问题就行;参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体,让人看得明明白白,不能让人看不懂,更不能让人产生歧义。否则,在展会筹展、布展。

  展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议,既不利于参展商展出,也不利于办展机构对展会现场进行管理。

  第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细,如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟,对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等,这样更有

  利于展会具体操作和管理;对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏。

  如对展览场地基本情况的说明中,对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明,不能遗漏,否则,现场操作就会出现问题,比如,如果没有提到展馆入口的高度和宽度,就有可能会使一些较较长的物品进不了展馆。

  第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观方,印刷讲究,尽量不要出现错别字和其他印刷错误;参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符,不能让人产生不好的联想。

  第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范,要使用行业熟悉的语言,所涉及的术语要规范,不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语;内容编排要符合参展商筹展的筹备程序,不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。

  第六、国际化。如果展会竖际性的展会,或者展会有向国际化方向发展的打算,那么,参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要,如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书,其翻译一定要准确,因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的;如果翻译不准确,将会给他们带来极的不便。

2、策划方案写作指导

  一份策划开始之前,你应该考虑到策划应该做什么,目的是什么,需要达到怎么样的效果,下面守于策划方案写作指导的内容,欢迎阅读!

  详细说明

  一、策划书名称

  尽可能具体的写出策划名称,如“某年某月某学某活动策划书”,置于页面,当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

  二、活动背景

  这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述;具体项目有:基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征,对其做好全面的分析,将内容重点放在环境分析的各项因素上,对过去现在的情况进行详细的描述,并通过对环境的预测制定计划。如环境不明,则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

  三、活动的目的、意义和目标:

  活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述要点时,将活动的核心构成或策划的到之处及尤其产生的意义(经济效应、社会效应、媒体效应等)都应明确写出。活动目标要具体化,并需要满足重要性、可行性、时效性

  四、资源需要

  列出所需人力资源,物力资源,包括使用的地方,如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。

  五、活动开展

  作为策划的正文部分,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求详尽,写出每一点能设想出的东西,没有遗漏。再此部分中,不仅局限于用文字表达,也可适当加入统计图标等;对策划的工作项目,应按照时间的先后顺序排列,绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责时间地点也应在这加以部分说明,执行的应变程序也应在这一部分加以考虑。这一可以提供一些参考方面:会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮做招待、后续联络等。请根据实情自行调节

  六、经费预算

  活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,用清晰明了的形式列出。

  七、活动中应注意的问题及细节:

  内部环境的变化,不可避免的会给方案的执行带来不确定的因素,因此,当环境变化是否有应变的措施,损失的概率是多少,造成的损失多,应急措施等应在策划中加以说明。

  八、活动负责人及主要参与者:

  注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)。

  注意:

  1、 力求内容详尽。页面观美;

  2、 可以专门给策划书制作封页,力求简单,凝重;策划书可以进行包装,如果设计的徽标做页眉,图文并茂等;

  3、 如果有附件可以附于策划书后面,也可单装订;

  4、 策划书需从纸张的长边装订;

  5、 一个策划书,可以有若干策划书。

  一般来说,策划人员在策划案的写作过程中往往会积累自己的一套经验,当然这种经验也表现在策划书的写作形式上,所以每个人的策划书可能都有自己的模式。但是往往是这样的模式会限制策划着的思维,在策划着的内容上应该变换写作风格,因为如果领导或是老师三番五次的看到你的策划都是同样的壳子,就很容易在心理上产生一种不信任的态度,可能影响创意的表现。在进行活动策划的前期,分析和调查是十分必要的,只是通过分析,才能够更清晰地认识到面对的问题,找到了问题才能够有针对性地寻,找解决之道主观臆断的策划者是不可能做出成功的策划的。

  同样在策划书的协作过程,也应该避免主观想法,也切记出现主观类字眼,因为策划案没有付诸实施,任何结果都可能出现,策划者的主观臆断将直接导致执行者对事物和形式的产生模糊的分析,客户或者老师看到策划书上的主观字眼,就会觉得整个策划案都没有经过实在的市场分析,只是主观臆断的结果。

  策划书范文

  一、活动主题和谐共存,关注红树林

  青春装点新农村广州高校青年环保志愿者服务队进村结对

  二、活动目的

  1,通过对红树林的实地生态考察,了解广东省小型红树林的生存及发展情况,为更好的保护当地近海海洋渔业自愿及生态提供指导。

  2,调查当地沿海渔业发展对海洋生态的影响,调查当地环境与农村私营经济发展的关系,并指导当地科学合理的.保护环境发展经济。

  3,在广州市高校中培养更多有能力、有文化、有热情、有环保理念、有建设新农村理想的学生团员。并在当地团员中树立积极建设新农村付出自己的青春和力量。

  4,向当地村民,青少年及学生传播环保知识和科学的持续可发展观,助政府促进资源节约型新农村建设。

  5,锻造广州高校环保志愿者的团队协作与吃苦的精神,发觉并培养广州各环保协会骨干,让他们更好的为新农村建设发挥他们的文化知识和动手实践能力。

  6,加强广东省团对各高校热爱环境的学生团员支持,为领导建设新农村让学生团员亲身参与其中,并付出一名具有文化知识,生态环保理念的共青团员的力量。

  7,在当地建设一个文化知识学习图书室,给农村青年带去精神和知识果实,促进文化进步和精神的丰富。

  三、活动意义

  以团提出的“百支青少年环保志愿者服务对进百村结百对”活动为契机,落实团号召,依托华南理工学等广州各高校的专业优势和人才优势,利用暑期深入农村,在基层的新农村做贡献,前往惠州市东县盐洲岛白沙村做实地科学考察、社会调查和环境宣传,为当地村民和青年等提供学习环境保护的知识和生态完好的建设理念,并领导农村青年走向创新的科学生产道路,以“人与自然和谐与共”和“节约资源、珍爱生灵、抵制污染、保护环境、共建和谐”为核心理念,同时提高对红树林的保护意识及海洋渔业的保护,培养学生环保志愿者、优秀团员的实践能力,吃苦耐劳,团结合作的精神,锻炼出有责任感,有环保理念的环保青年志愿者。

  四、活动时间

  7月24日-31日(具体行程待定)

  五、活动地点

  惠州市惠东县,吉隆坡,盐洲岛。

  六、活动参与人员

  1,华南理工学FRESH环保协会

  2,华南师范学绿色文明社团

  3,华南农业学环保科技协会

  4,广东工业学绿色行动协会

  5,仲凯农业学环保协会

  6,华南理工学学生

  七、活动内容:

  1,在当地学校及社区进行关于保护红树林和湿地等生态系统内容的保护宣传活动;

  2,在当地学校对学生和村民进行森林保护及生态农业生产内容的环保教育。

  3,调查沿海渔业发展对海洋生态的影响,调查环境与经济的相互影响。

  4,露营及野外生存活动,让营员切身感受自然的伟,加深对自然的感情,并通过绿色营对培养他们正确的价值观,人生观,世界观。

  5,调查当地经济与环境的影响,总结并递交给广东省共青团,广东省林业局,华南理工学校党,华南理工学校团,华南师范学校团,华南农业学校团,广东工业学校团,等。

  6,后期文集及影展制作,将营员的亲身感受以文字、图片、DV等形式展出推荐会给广东各高校师生和各知名媒体。

  7,开展具体“七个一”活动,做到带动一批先进团员,影响一批村民,最后让他貌同为当地建设出力贡献。

  8,当地团员交流,村民交流,政府探讨,相互学习和影响。

  9,晚会全民,学生联欢,以体现精神文明为出发,宣传新农村建设,引导农民及学生团员共同努力建设环保生态家园。

  10,与当地青年手牵手建立一个图书馆,培养一对农村青年志愿者。

  八、活动成果

  1,绿色营专题调查报告

  2,绿色营摄影展各高校分享

  3,绿色营分享会(报告会)

  4,绿色营文集

  5,保持当地青年团员学生的电话热线

  6,建设并丰富当地农村图书馆

  九、全国学生绿色营是原《自然》主编。

3、关于会展策划与管理专业的自荐书范文

尊敬的领导:

  您好!我是xx高等专科学校的会展策划与管理专业的学生,了解到贵公司的用人信息后,我怀着一颗赤诚的心和对事业的执著追求,真诚地推荐自己。

  在校期间我通过刻苦学习,不仅按学校要求完成了所有公共课与专业课的学习,而且取得优异成绩。另外,利用课余时间不断充实完善自我,学习掌握了计算机基础知识与运用,能够熟练运用microsoft word、excel、powerpoint等office应用软件,并能较好的应用photoshop7.0以及coreidraw进行图形的处理,对delphi7,3d max也有基本的了解。具备较好的英语听说读写能力,同时对广东,四川方言有一定了解和掌握,能运用其作日常交流。

  作为一名会展策划管理专业的`学生,我深知专业知识是基本,实践能力也同等重要。因此我努力提高自身的综合素质,积极参加校内外各类文体和社会实践活动,加入校棒球队、系篮球队;参与旅游交易会志愿者工作,担任小组长,带领组员出色完成会期间的一系列志愿工作。多次作为主要负责人参于学校各项型晚会等活动的策划实施工作,同时,经常应邀协助其他高校活动策划与筹备工作,并得到了各方肯定。

  经过这些锤炼,自己具备了一定的会展、企业宣传、营销策划、晚会庆典等活动的策划组织经验。在漫长的学习与实践过程中,我学会了运用团队协作的力量;学会了从一次次失败教训中总结经验;更深刻体会到唯有勤奋才是真实的内涵!过去并不代表未来!对于实际工作我深信,自己能够很快适应新的工作环境,熟悉业务,在实际工作中不断学习和完善自己,出色的完成每一次工作任务。

  在即将走上社会岗位的时候,我毛遂自荐,企盼着以满腔的真诚和热情加入贵公司。最后,祝贵单位事业欣欣向荣,蒸蒸日上!

  此致

敬礼!

  自荐人:

  时间:

4、会展策划书的格式

  一、策划书名称

  尽可能具体的写出策划名称,置于页面,当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

  二、活动背景 :

  三、活动目的、意义和目标:

  四、资源需要:

  列出所需人力资源,物力资源,包括使用的地方,可以列为已有资源和需要资源两部分。

  五、活动开展:

  作为会展项目策划书范文的正文部分,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求 详尽,写出每一点能设想到的东西,没有遗漏。在此部分中,不仅仅局限于用文字表述,也可适当加入 统计图表等;对策划的'各工作项目,应按照时间的先后顺序排列,绘制实施时间表有助于方案核查。人员 的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明,执行的应变程序也应该在这部分 加以考虑。

  这里可以提供一些参考方面:会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、 校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、 技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待 、后续联络等。请根据实情自行调节。

  六、经费预算:

  七、活动中应注意的问题及细节:

  八、活动负责人及主要参与者:

  注意:

  1、以上会展项目策划书范文仅提供基本参考,小型策划书可以按照格式直接填充;型策划书可 以不拘泥于格式,自行设计,力求内容详劲页面美观;

  2、可以专门给策划书制作封页,力求简单,凝重;策划书可以进行包装,如用设计的徽标做页眉 ,图文并茂等;

  3、如有附件可以附于策划书后面,也可单装订;

  4、策划书需从纸张的长边装订;

  5、一个型会展项目策划书,可以有若干子策划书。

5、会展策划书的写作指导

  一、《展会立项策划书》的写作

  (一)《展会立项策划书》的概念:

  所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容,  主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划。现场管理计划、相关活动计划等。

  《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。

  (二) 展会立项策划书的内容结构:

  一般地,《展会立项策划书》主要包括以下内容:

  1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。

  2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。

  3、展会价格及初步预算方案。

  4、展会工作人员分工计划。

  5、展会招展计划

  6、展会招商计划。

  7、展会宣传推广计划。

  8、展会筹备进度计划。

  9、展会服务刹排计划。

  10、展会开幕和现场管理计划。

  11、展会期间举办的相关活动计划。

  12、展会结算计划。

  (三) 展会立项策划书的写作要求:

  1. 展会名称

  展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。

  下面分别对这三个内容作一些说明:

   基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。

   限定部分:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

  展会举办时间的表示办法有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届连国际服装节、**年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里,用“届”来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。

  展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,如第三届连国际服装节中的“连”。

  展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。

   行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产企类。

  2、展会地点

  策划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。

  策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

  策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

  3、办展机构

  办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

  根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

  主办单位:拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。

  承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。

  协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

  支持单位:对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

  4、办展时间

  办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。

  展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长,如“世博会”的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。

  5、展品范围

  展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。

  根据展会的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产企类,例如,“博览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万种,几乎是无所不包;而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。

  6、办展频率

  办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了。

  办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重影响。

  产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期,展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

  7、展会规模

  展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出预测和规划。

  在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征。展会规模的小还会受到会观众数量和质量的限制。

  8、展会定位

  通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而特的印象的过程。

  展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。

  9.展会价格和展会初步预算

  展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。

  在制定展会的价格时,一般遵循“优地优价”的原则,即那些便于展示和观众流量的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

  在策划举办展会时,要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。

  10、人员分工、招展招商和宣传推广计划

  人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响。

  人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

  招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

  招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

  宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会的招展和招商服务的。

  11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

  展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办。展会进度计划安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

  现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排,它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,展会现场将井然有序,展会秩序良好。

  展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等,它们是展会的有益补充。

  二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作

  (一)《展会项目立项可行性研究报告》的概念

  完成了《展会立项策划书》,并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见,制定了一套初步的方案,至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行,还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素,才是决定最后是否可以举办该展会的最终依据。

  《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上,初步提出计划举办的展会“是什么样的”;展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上,深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行,为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。

  如果展会立项策划通过可行性分析,证明计划举办展会的市场条件具备,项目具有生命力,各种执行方案策划合理,项目在经济上可行,风险较小且有一定的社会效益,就可以通过该展会立项策划,决策举办该展会了。

  (二)《展会项目立项可行性研究报告》的内容结构

  《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明,并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此,《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容:

  1、市场环境分析

  (1) 宏观市场环境:包括人口环境、经济环境、技术环境、法律环境、社会文化环境等。

  (2) 微观市场环境:包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。

  (3) 市场环境评价:SWOT分析法,即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。

  2、展会项目生命力分析

  (1) 项目发展空间:即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。

  (2) 项目竞争力:包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。

  (3) 办展机构优劣势分析

  3、展会执行方案分析

  1)对计划举办的展会的基本框架进行评估,具体包括:

  (1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有。

  (2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。

  (3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。

  (4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

  (5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。

  (6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。

  (7)展会定位与展会规模之间是否有。

  2)招展招商和宣传推广计划评估

  (1) 招展计划评估

  (2) 招商计划评估

  (3) 宣传推广计划评估

  3、展会项目财务分析

  (1) 价格定位

  (2) 成本预测

  举办一个展会的成本费用一般包括:

  1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。

  2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。

  3)招展和招商的费用。

  4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。

  5)办公费用和人员费用。

  6)税收

  7)其他不可预测的费用

  (3) 收入预测

  举办一个展会的收入一般包括:

  1) 展位费收入

  2) 门票收入

  3) 广告和企业赞助收入

  4) 其他相关收入

  (4) 盈亏平衡分析

  (5) 现金流量分析

  1) 净现值分析

  2) 净现值率分析

  3) 获利指数

  4) 内部收益率

  5、风险预测

  (1) 市场风险

  (2) 经营风险

  (3) 财务风险

  (4) 合作风险

  6、存在的问题

  包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

  7、改进建议

  针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

  8、努力的方向

  根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

  (三)《展会项目立项可行性研究报告》的写作要求

  《展会项目立项可行性研究报告》是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据,因此,《展会项目立项可行性研究报告》的写作必须做到材料真实充分,分析客观科学,判断准确有理。

  1、市场环境分析

  市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步,它是根据展会立项策划提出的展会举办方案,在已经掌握的各种信息的基础上,进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备,是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件,还要对其未来的变化和发展趋势作出预测。使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。

  市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。

  2、展会项目生命力分析

  市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。

  3、展会执行方案分析

  展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备,是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案,分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。

  需要强调的一点是,对展会基本框架进行评估,重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行,而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为,尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的,但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以,要避免这种“个体合理,群体”现象的出现,对展会基本框架进行评估就十分重要。

  4、展会项目财务分析

  展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发,分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行,并为即将举办的展会指定资金使用规划。

  5、风险预测

  从展会立项可行性分析的角度看,风险就是办展机构在举办展会的过程中,由于一些难以预料和无法控制的因素的作用,使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离,从而使办展机构举办展会的计划落空;或者是即使展会如期举办,但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。

  6、存在的问题

  包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

  7、改进建议

  针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

  8、努力的方向

  根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

  三、《参展说明书》的写作

  (一)《参展说明书》的概念

  办展机构在确定了展会的有关日期安排,指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后,就可以着手编制展会的《参展说明书》了。

  《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册,以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。

  (二)《参展说明书》包含的主要内容及写作要求

  从某种意义上讲,参展说明书是助参展商进行参展筹备的纲领性文件,也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件,参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。

  一般来说,参展说明书主要包括以下几方面的内容:

  (1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎,说明本手册编制的原则和目的,提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短,言简意赅。

  (2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时,要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等;在绘制至展馆的交通图时,要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等;对于该展览场地的基本技术数据,要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的.水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍。对于助参展商准确地找到展馆和自己的展位,进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。

  (3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间,要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等,对以上时间尽量精确到小时;对于办展机构,要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等;另外,还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人,如果有网址和EMAlL也最好能公布,以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。

  (4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度,包括:展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物脾藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度,对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。

  (5)展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明,主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的,所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明,列明参展商使用标准展位的注意事项,

  提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。

  “空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求,如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较助。

  (6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明,主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还竖内运输指南,都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对助参展商及时安排展品等物品的运输有较的作用。

  (7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等,要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。

  (8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格,主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证。

  和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。

  参展说明书编制成功以后,可以印刷成册,在展会开幕前适当的时间寄给参展商,也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载,如果展会有海外参展商,还要将参展商手册翻译成外语文本。

  (三)《参展说明书》的作用

  《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的,它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用,也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很的助和影响:

  1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明,参展商在得到参展说明书以后,就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等;在展会布展现场,参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展,避免布展期间的盲目和违规;在展览期间,参展商可以按该说明书的要求布置展品演示;在撤展期间,参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展;展会结束后,

  参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下,参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。

  2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定,不仅有利于指导各参展纱规定办事,也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜,并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一,它为展会各阶段制定了家必须遵守的行为规范,有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。

  3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外,参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如,手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明,就对观众参观展会有较的助。

  观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点,可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇。在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。

  一般来说,展会的观众有很一部分是各参展商自己邀请来的,参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众,这样,参展说明书对观众所起的作用将更。

  四、编制《参展说明书》的基本原则

  从参展说明书所起的作用我们可以看出,参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用,在编制参展商手册时,我们必须做到:

  第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较的指引作用,或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较助,或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用,否则,该内容就不能进入参展商手册。

  第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁,文字不要太多,篇幅不要太长,能说明问题就行;参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体,让人看得明明白白,不能让人看不懂,更不能让人产生歧义。否则,在展会筹展、布展。

  展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议,既不利于参展商展出,也不利于办展机构对展会现场进行管理。

  第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细,如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟,对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等,这样更有

  利于展会具体操作和管理;对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏。

  如对展览场地基本情况的说明中,对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明,不能遗漏,否则,现场操作就会出现问题,比如,如果没有提到展馆入口的高度和宽度,就有可能会使一些较较长的物品进不了展馆。

  第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观方,印刷讲究,尽量不要出现错别字和其他印刷错误;参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符,不能让人产生不好的联想。

  第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范,要使用行业熟悉的语言,所涉及的术语要规范,不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语;内容编排要符合参展商筹展的筹备程序,不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。

  第六、国际化。如果展会竖际性的展会,或者展会有向国际化方向发展的打算,那么,参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要,如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书,其翻译一定要准确,因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的;如果翻译不准确,将会给他们带来极的不便。

分类: 策划 关键词: 展会策划
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